Source: https://tendernation.io/opportunities/01a140a8-e634-71fd-a7ea-b2115dc0f892/poland-software-implementation-services-adaptacja-i-wdrozenie-systemu-budzet closed PL open procedure Suitable for SMEs # Software implementation services – Adaptacja i wdrożenie systemu budżetu obywatelskiego i konsultacji społecznych w oparciu o otwarte oprogramowanie DECIDIM oraz rozwój jego funkcjonalności i świadczenie asysty technicznej i konserwacji. [Gmina Miejska Kraków - Urząd Miasta Krakowa](https://tendernation.io/buyers/gmina-miejska-krakow-urzad-miasta-krakowa) Estimated value PLN 2,580,000 Published 6 Nov 2025 Deadline Closed 5 Dec 2025 ## Who can bid - Buyer says suitable for SMEs The buyer ticked “suitable for SMEs” on the notice. Anyone can still bid. - Open procedure Anyone can submit a full tender; there is no shortlisting stage. [More contracts for small businesses and VCSEs](https://tendernation.io/opportunities/for-small-businesses) ## About this tender - Przedmiotem zamówienia jest adaptacja i wdrożenie systemu budżetu obywatelskiego i konsultacji społecznych w oparciu o otwarte oprogramowanie DECIDIM oraz rozwój jego funkcjonalności i świadczenie asysty technicznej i konserwacji. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy wraz z załącznikami, stanowiący załącznik nr 11 do SWZ. 2. Zamawiający nie wymaga realizacji zamówienia przez zakłady pracy chronionej, spółdzielnie socjalne czy innych wykonawców objętych dyspozycją przepisu art. 94 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), zwaną dalej „ustawą". 3. Zamawiający przewiduje możliwości udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy w wysokości nieprzekraczającej 50 % wartości zamówienia podstawowego. W związku z powyższym Zamawiający przy ustalaniu wartości niniejszego zamówienia uwzględnił wartość zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy, w wysokości: 860 000 zł netto. Zamówienia te będą polegały na powtórzeniu podobnych usług – w stosunku do tych opisanych w niniejszym postępowaniu we wzorze umowy oraz załącznikach do niego, w szczególności z zakresu analizy przedwdrożeniowej, prac programistycznych, integracji z innymi systemami, zmiany lub rozbudowy funkcjonalności, a także z zakresu asysty technicznej i konserwacji. Warunki, na jakich będą udzielone ww. zamówienia, będą odpowiadały warunkom określonym w niniejszym postępowaniu we wzorze umowy oraz załącznikach do niego, przy czym warunki udziału w postępowaniu zostaną ewentualnie ograniczone relewantnie do powtarzanego zakresu zamówienia. 4. Zamawiający w niniejszym postępowaniu nie dzieli zamówienia na części ani nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Realizacja zamówienia w częściach wywołuje ryzyko niezachowania odpowiedniej jakości przedmiotu zamówienia i mogłaby poważnie zagrozić właściwemu wykonaniu zamówienia. Zamówienie polega na wdrożeniu oprogramowania (DECIDIM) wraz z jego dostosowaniem do wewnętrznych wymagań i procedur Zamawiającego, a także jego dalszym utrzymaniu i rozwoju – w modelu Time and Material, w formule body leasingu. Zamówienie obejmuje zapewnienie specjalistów posiadających odpowiednie kompetencje techniczne i doświadczenie w zakresie odpowiednich technologii. Kluczowa dla jego realizacji jest ciągłość pracy zespołu, elastyczne zarządzanie zasobami oraz efektywna komunikacja między specjalistami realizującymi zadania w różnych fazach projektu. Podział zamówienia na części wiązałby się z koniecznością koordynowania prac wielu wykonawców, co w przypadku modelu rozliczeniowego Time and Material oraz metodyki zwinnej (agile) utrudniłoby zapewnienie efektywnej współpracy, wymiany wiedzy oraz reagowania na zmieniające się potrzeby Zamawiającego. W rezultacie mogłoby dojść do rozmycia odpowiedzialności, nieefektywnego zarządzania zasobami oraz pogorszenia jakości dostarczanych usług. Ponadto, techniczny charakter zamówienia, obejmujący zarówno aspekty deweloperskie, analityczne, jak i utrzymaniowe, wymaga integracji kompetencji w ramach jednego zespołu wykonawczego. Rozdzielenie tych kompetencji na różnych wykonawców mogłoby doprowadzić do rozbieżności w podejściu do rozwoju systemu, braku spójności architektonicznej oraz zwiększonego ryzyka błędów implementacyjnych. Mając na uwadze powyższe, brak podziału zamówienia na części uzasadniony jest koniecznością zapewnienia: spójności realizacyjnej, pełnej odpowiedzialności jednego wykonawcy za cały zakres zamówienia, efektywnego zarządzania personelem, elastycznego reagowania na potrzeby Zamawiającego w trybie ciągłym. Na rynku działa wiele podmiotów, które są w stanie zrealizować całe zamówienie co zostało potwierdzone m.in. w przypadku podobnego zamówienia zrealizowanego przez m.st. Warszawa. Brak podziału zamówienia na części nie wpływa na ograniczenie konkurencji oraz dostęp do zamówienia przez mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa 5. Zamawiający, na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy, wymaga zatrudniania na podstawie stosunku pracy przez Wykonawcę (lub podwykonawcę) osób wykonujących prace w zakresie konsultacji telefonicznych, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 6 wzoru umowy. Wykonywanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.). Uwaga! Wymóg ten nie dotyczy składających oferty: osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz wspólników spółek osobowych, którzy zobowiążą się do osobistego świadczenia tych czynności na rzecz spółki. 6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 7. Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej. 8. Zamawiający, w granicach określonych przepisem art. 462 i nast. ustawy, dopuszcza możliwość realizacji przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę z wykorzystaniem podwykonawców. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, wskazuje w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podaje nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani. Read full description ## CPV classification Software implementation services World wide web (www) site design services Custom software development services Programming services of application software System and support services Source Tenders Electronic Daily (EU) · Notice 736723-2025 [View official notice](https://ted.europa.eu/en/notice/736723-2025) Never miss a tender like this again Get AI summaries, deadline alerts and a bid pipeline for tenders matched to your business. Free to start. [Track tenders free](https://tendernation.io/register) [Buyer profile Gmina Miejska Kraków - Urząd Miasta Krakowa: past awards and live tenders](https://tendernation.io/buyers/gmina-miejska-krakow-urzad-miasta-krakowa) [Sector More IT services tenders](https://tendernation.io/sectors/it-services) ## More tenders like this [SONI090 – Client-Side Advisor · SONI Ltd · 32 days left · 20 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a154e4-4736-72ba-9b73-0e325c4a96e5/soni090-client-side-advisor) [Computer facilities management services – IT-tjänster · Kalmar Läns Museum · 28 days left · 16 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a15183-8774-723e-83a8-af2cae60c2ed/sweden-computer-facilities-management-services-it-tjanster) [Software supply services – CRE\_2026\_092 Renouvellement des licences Varonis · CREOS Luxembourg S.A. · 27 days left · 15 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a15183-411c-7086-9da9-540c2fa32c64/luxembourg-software-supply-services-cre-2026-092-renouvellement-des-licences) [IT services: consulting, software development, Internet and support – Integrale ICT-dienstverlening · Stichting TWijs · 42 days left · 30 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a15183-8078-70d7-8df3-40f25f4d83c5/netherlands-it-services-consulting-software-development-internet-and-suppor) [Software supply services – Vergabe zur Ablösung der bestehenden SAP-Lösung im Bereich Personal · Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH · 28 days left · 16 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a15183-0636-71ff-ab09-9dda4a94f77c/germany-software-supply-services-vergabe-zur-ablosung-der-bestehenden-sap-lo) [Software implementation services – DNS - Metada Platform - licence a související implementační, konzultační, analytické a školicí služby · DIAMO, státní podnik · 35 days left · 23 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a15183-8989-719a-85fd-f036dc09b9df/czechia-software-implementation-services-dns-metada-platform-licence-a-s)