Source: https://tendernation.io/opportunities/01a14096-ceb0-7096-a839-e5848188bda2/poland-seminar-organisation-services-organizacja-konferencji-secure-2026 closed PL open procedure # Seminar organisation services – „Organizacja konferencji SECURE 2026” [Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa - Państwowy Instytut Badawczy](https://tendernation.io/buyers/naukowa-i-akademicka-siec-komputerowa-panstwowy-instytut-badawczy) Estimated value Not stated Published 12 Feb 2026 Deadline Closed 24 Feb 2026 ## Who can bid - Open procedure Anyone can submit a full tender; there is no shortlisting stage. ## About this tender - Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na obsłudze konferencji „SECURE 2026” organizowanej stacjonarnie w Warszawie w dniach 7-9 kwietnia 2026 r. przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy (zwanym dalej: NASK-PIB) zwanej dalej: „Wydarzeniem” polegająca na zapewnieniu: 1) obsługi technicznej Wydarzenia; 2) przygotowaniu i realizacji transmisji audiowizualnej Wydarzenia; 3) organizacji uroczystej kolacji; 4) usługi cateringu podczas Wydarzenia; 5) organizacji koktajlu na terenie Muzeum Historii Polski, zwanego dalej „MHP”; 6) usługi tłumaczenia symultanicznego i tłumaczenia migowego podczas Wydarzenia; 7) obsługi recepcji i szatni podczas Wydarzenia; 8) organizacji warsztatów; 9) obsługi fotograficznej, nagrań i relacji z Wydarzenia. 2. Lokalizacja realizacji przedmiotu zamówienia: Muzeum Historii Polski, Gwardii 1, 01-538, Warszawa. Najem powierzchni lokalizacji Wydarzenia zapewnia Zamawiający na mocy odrębnej umowy z obiektem. Lokalizacja Wydarzenia stanowi integralny element procesu organizacyjnego. Organizacja Wydarzenia w tej przestrzeni gwarantuje odpowiedni prestiż oraz buduje jego spójność wizerunkową. Budynek MHP dysponuje niezbędnym zapleczem lokalowym, technicznym i logistycznym, odpowiadającym wymaganiom programu Wydarzenia (m.in. Audytorium, Salę Kinową, sale konferencyjne, sale warsztatowe, wyposażenie audiowizualne, zapewnia dostępność komunikacyjną dla uczestników Wydarzenia). Lokalizacja umożliwia sprawną koordynację działań Wykonawcy z Zamawiającym oraz z administracją obiektu. 3. Liczba uczestników Wydarzenia: 1) Konferencja: maksymalnie 600 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Konferencji: 400. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia. 2) Warsztaty: maksymalnie 180 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Warsztatów: 100. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia. 3) Koktajl: maksymalnie 250 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Koktajlu 100. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia. 4) Kolacja: maksymalnie 150 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Kolacji 80. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem Wydarzenia. Dzień roboczy – oznacza dni: od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu ulec może liczba: 1) mikrofonów nagłownych, o których mowa w Rozdziale 3 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba mikrofonów nagłownych to 3 szt. a minimalna liczba mikrofonów ręcznych to 8 szt.; 2) artykułów konferencyjnych, o których mowa w Rozdziale 6 SOPZ (tj.: identyfikatory (pkt 1), smycze (pkt 4) stosownie do liczby uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 500 szt. a maksymalna to 800 szt.; 3) osób w usłudze cateringowej, o której mowa w Rozdziale 11 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba osób to 400 w dniu Konferencji, 100 w dniu Warsztatów.100 podczas koktajlu oraz 80 podczas kolacji; 4) słuchawek IR dla uczestników, o których mowa w Rozdziale 9 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 100. 5. Zamawiający rekomenduje, żeby potencjalni Wykonawcy przed złożeniem oferty przeprowadzili wizję lokalną w Budynku MHP w celu sprawdzenia warunków technicznych w obiekcie oraz rzetelnego przygotowania oferty. 6. Zamawiający informuje, że w MHP obowiązują szczególne regulacje związane z organizacją wydarzeń, w szczególności Regulamin współorganizacji wydarzeń i najmu w MHP w Warszawie dostępny na stronie www. muzhp.pl, zwany dalej: Regulaminem. Najemca oświadcza, że przed zawarciem umowy zapoznał się z treścią Regulaminu i zobowiązuje się do jego stosowania w związku z wykonywaniem Przedmiotu Umowy. Wykonawca ponosi wszelkie koszty naprawy w przypadku zniszczeń mienia MHP dokonanych przez personel Wykonawcy podczas realizacji zamówienia. 7. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ. 8. Termin realizacji zamówienia: Realizacja przedmiotu zamówienia rozpoczyna się w dniu 07.04.2026 r. i zakończy się w terminie do 10 dni roboczych, liczonych od dnia zakończenia Wydarzenia, w tym realizacja: 1) Usług polegających na montażu sprzętu i wyposażenia, która odbędzie się w dniu 7 kwietnia 2026 r. oraz demontażu sprzętu i wyposażenia, który odbędzie się w dniu 8 kwietnia 2026 r. 2) Uroczystej kolacji, która odbędzie się w dniu 7 kwietnia 2026 r. 3) Konferencji, która odbędzie się w dniu 8 kwietnia 2026 r. 4) Koktajlu, który odbędzie się w przestrzeni MHP w dniu 08 kwietnia 2026 r. 5) Warsztatów, które odbędą się w dniu 9 kwietnia 2026 r. 9. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. 10. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 762 612,50 zł brutto. Read full description ## CPV classification Seminar organisation services Event services Teleconferencing services Electronic message and information services Information and promotion products Photographic services Photographic and ancillary services Sound recordings Catering services Interpretation services Source Tenders Electronic Daily (EU) · Notice 102136-2026 [View official notice](https://ted.europa.eu/en/notice/102136-2026) Never miss a tender like this again Get AI summaries, deadline alerts and a bid pipeline for tenders matched to your business. Free to start. [Track tenders free](https://tendernation.io/register) [Buyer profile Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa - Państwowy Instytut Badawczy: past awards and live tenders](https://tendernation.io/buyers/naukowa-i-akademicka-siec-komputerowa-panstwowy-instytut-badawczy) [Sector More Business services tenders](https://tendernation.io/sectors/business-services) ## More tenders like this [Provision of Payroll Services · The Pirbright Institute · 30 days left · 18 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a15a0a-9c0d-709d-81ea-b082c210a292/provision-of-payroll-services) [CA18489 - Askham Bryan College - Provision for External Audit Services · Askham Bryan College · 27 days left · 16 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a1594a-59c0-7116-83f2-f6a8be15db7d/ca18489-askham-bryan-college-provision-for-external-audit-services) [Askham Bryan College - Provision for External Audit Services · Askham Bryan College · 27 days left · 16 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a1599c-ceed-7243-ac52-e8ffe216e03f/askham-bryan-college-provision-for-external-audit-services) [Institutional Strengthening and Capability Development Plan for Disaster Risk Management in Khyber Pakhtunkhwa · Dai Global UK Ltd · 15 days left · 4 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a1594a-5b90-70f0-bfba-b41855fc1036/institutional-strengthening-and-capability-development-plan-for-disaster-risk-ma) [Tech support for the dev. of the PCF requirements of the NHS Supplier Roadmap · NHS England · 20 days left · 9 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a1592e-e8f3-706b-9ddc-5c6a732dbed6/tech-support-for-the-dev-of-the-pcf-requirements-of-the-nhs-supplier-roadmap) [CCHA 0328 Legal Services Framework for Land and Development · Castles and Coasts · 35 days left · 24 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a158c1-081f-701f-9487-6053b00296f6/ccha-0328-legal-services-framework-for-land-and-development)