Source: https://tendernation.io/opportunities/01a14093-c431-72c0-a7d5-0c9fbae22c92/spain-document-management-services-servicio-de-gestion-documental-de-la-fund closed ES open procedure # Document management services – Servicio de gestión documental de la Fundació per a la Universitat Oberta de Catalunya [Fundació Universitat Oberta de Catalunya](https://tendernation.io/buyers/fundacio-universitat-oberta-de-catalunya) Estimated value €4,119,811 Published 26 Feb 2026 Deadline Closed 27 Mar 2026 ## Who can bid - Open procedure Anyone can submit a full tender; there is no shortlisting stage. ## About this tender Las necesidades principales a satisfacer se concretan en los siguientes puntos: • Gestión integral de trámites académicos: El servicio debe cubrir de forma transversal la recepción, codificación, grabación de metadatos y custodia de la documentación vinculada a procesos clave como el Acceso, la Matrícula (descuentos), la Evaluación de Estudios Previos (AEP), el Reconocimiento de la Experiencia Profesional (RAEP). • Adaptación al modelo digital y seguridad: Es necesario dar respuesta al cambio hacia la documentación electrónica (que ya representa el 95% del volumen), garantizando la veracidad e integridad de los documentos mediante la validación de firmas digitales, códigos QR y CSV. • Eficiencia operativa y agilidad: reducción de los tiempos de gestión y errores en la grabación de datos para mejorar la experiencia del estudiante, haciendo que los trámites sean más sencillos y transparentes. • Transformación tecnológica: El servicio requiere la implementación de una plataforma web de recogida documental ("ventanilla única") y la aplicación de Inteligencia Artificial (IA) para la clasificación automática, la extracción de metadatos y la detección de duplicados. • Preservación y custodia normativa: Se necesita garantizar la trazabilidad completa de la documentación y su correcto mantenimiento en archivos físicos y digitales, cumpliendo estrictamente con la normativa de protección de datos (RGPD) y los calendarios de conservación o destrucción segura. • Gestión de la estacionalidad: El adjudicatario debe ser capaz de dimensionar al equipo humano para absorber los picos de actividad que se producen en momentos puntuales del año, como los períodos de matriculación y las campañas de AEP/RAEP. Read full description ## CPV classification Document management services Source Tenders Electronic Daily (EU) · Notice 135680-2026 [View official notice](https://ted.europa.eu/en/notice/135680-2026) Never miss a tender like this again Get AI summaries, deadline alerts and a bid pipeline for tenders matched to your business. Free to start. [Track tenders free](https://tendernation.io/register) [Buyer profile Fundació Universitat Oberta de Catalunya: past awards and live tenders](https://tendernation.io/buyers/fundacio-universitat-oberta-de-catalunya) [Sector More IT services tenders](https://tendernation.io/sectors/it-services) ## More tenders like this [SONI090 – Client-Side Advisor · SONI Ltd · 32 days left · 20 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a154e4-4736-72ba-9b73-0e325c4a96e5/soni090-client-side-advisor) [Software implementation services – DNS - Metada Platform - licence a související implementační, konzultační, analytické a školicí služby · DIAMO, státní podnik · 36 days left · 23 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a15183-8989-719a-85fd-f036dc09b9df/czechia-software-implementation-services-dns-metada-platform-licence-a-s) [IT services: consulting, software development, Internet and support – Integrale ICT-dienstverlening · Stichting TWijs · 42 days left · 30 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a15183-8078-70d7-8df3-40f25f4d83c5/netherlands-it-services-consulting-software-development-internet-and-suppor) [Software supply services – CRE\_2026\_092 Renouvellement des licences Varonis · CREOS Luxembourg S.A. · 27 days left · 15 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a15183-411c-7086-9da9-540c2fa32c64/luxembourg-software-supply-services-cre-2026-092-renouvellement-des-licences) [Software supply services – Vergabe zur Ablösung der bestehenden SAP-Lösung im Bereich Personal · Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH · 29 days left · 16 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a15183-0636-71ff-ab09-9dda4a94f77c/germany-software-supply-services-vergabe-zur-ablosung-der-bestehenden-sap-lo) [Computer facilities management services – IT-tjänster · Kalmar Läns Museum · 29 days left · 16 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a15183-8774-723e-83a8-af2cae60c2ed/sweden-computer-facilities-management-services-it-tjanster)