Source: https://tendernation.io/opportunities/01a1406a-9d8d-71b5-a55e-2926e0880a62/germany-repair-and-maintenance-services-einfuhrung-zentrales-dms closed DE Suitable for SMEs # Repair and maintenance services – Einführung zentrales DMS [Helmholtz-Zentrum hereon GmbH](https://tendernation.io/buyers/helmholtz-zentrum-hereon-gmbh) Estimated value Not stated Published 31 Aug 2026 Deadline Closed 29 Sept 2026 ## Who can bid - Buyer says suitable for SMEs The buyer ticked “suitable for SMEs” on the notice. Anyone can still bid. [More contracts for small businesses and VCSEs](https://tendernation.io/opportunities/for-small-businesses) ## About this tender Hereon beabsichtigt die Einführung einer unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Plattform (DMS), um die Verwaltung, Bearbeitung und Bereitstellung geschäftsrelevanter Informationen nachhaltig zu modernisieren und zu vereinheitlichen. Im Rahmen einer bereichsübergreifenden Anforderungsanalyse wurden die bestehenden Arbeitsweisen, Dokumentenprozesse und Informationsflüsse gemeinsam mit den Fachbereichen untersucht. Dabei zeigte sich, dass Dokumente und Informationen heute in unterschiedlichen Systemen, Laufwerksstrukturen, Fachanwendungen und persönli-chen Ablagen verwaltet werden. Die daraus resultierenden Medienbrüche, Mehrfachablagen und unterschiedlichen Arbeitsweisen erschweren die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und führen zu erhöhtem Suchaufwand sowie zu Unsicherheiten hinsichtlich der Aktualität und Verbindlichkeit von Informationen. Gleichzeitig bestehen bereits zahlreiche etablierte Fachanwendungen und Informationssysteme, die auch zukünftig ihre jeweiligen Kernaufgaben erfüllen sollen. Ziel des Vorhabens ist daher nicht die Ablösung dieser Systeme, sondern deren sinnvolle Integration in eine gemeinsame Informationsplattform. Das vorliegende Leistungsverzeichnis beschreibt die funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen an die zukünftige DMS-Plattform und dient als Grundlage für die Auswahl einer zukunftsfähigen, wirtschaftlichen und langfristig betreibbaren Lösung. Die zukünftige Lösung soll als zentrale Informationsplattform dienen und den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten und Informationen unterstützen - von der Erfassung über die Bearbeitung und gemeinsame Nutzung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und regelkonformen Löschung. Dabei stehen nicht einzelne Dokumente oder technische Funktionen im Mittelpunkt, sondern die effiziente Unterstützung der täglichen Arbeitsprozesse der Mitarbeitenden. Informationen sollen unabhängig von ihrem Entstehungsort einheitlich verwaltet, schnell aufgefunden, sicher bereitgestellt und organisationsweit nutzbar gemacht werden. Die Einführung der DMS-Plattform verfolgt zugleich das Ziel, bestehende Insellösungen schrittweise zu reduzieren, einheitliche Standards für die Informationsverwaltung zu etablieren und eine technologische Grundlage für die weitere Digitalisierung administrativer Prozesse zu schaffen. Moderne Technologien, insbesondere KI-gestützte Funktionen, sollen die Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen und die Qualität sowie Effizienz der Informationsverarbeitung weiter verbessern. Zusammenfassend kann man die Projektziele so beschreiben: - Einführung einer unternehmensweit einheitlichen Informationsplattform für die Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente und Informationen - Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit durch gemeinsame Informati-onsbestände und standardisierte Arbeitsweisen - Reduzierung von Doppelablagen sowie Sicherstellung einer eindeutigen und nachvollzieh-baren Informationsbasis - Beschleunigung des Auffindens von Informationen durch leistungsfähige Such- und Navigationsmöglichkeiten - Unterstützung standardisierter digitaler Geschäftsprozesse durch Workflows, Aufgaben-steuerung und nachvollziehbare Freigabeverfahren - Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und interner Anforderungen hinsichtlich Dokumentation, Aufbewahrung, Datenschutz und Informationssicherheit - Integration der bestehenden Fachanwendungen und Informationssysteme in eine gemeinsame Informationsarchitektur unter Vermeidung redundanter Datenhaltung - Schaffung einer skalierbaren und zukunftssicheren Plattform, die organisatorische Veränderungen sowie zukünftige Digitalisierungsprojekte unterstützt - Bereitstellung moderner Assistenzfunktionen, insbesondere KI-gestützter Such-, Analyse- und Klassifizierungsverfahren, zur Unterstützung der täglichen Arbeit der Mitarbeitenden - Etablierung einer langfristig wirtschaftlichen und administrativ beherrschbaren Plattform für das unternehmensweite Informationsmanagement Read full description ## CPV classification Repair and maintenance services Source Tenders Electronic Daily (EU) · Notice 598673-2026 [View official notice](https://ted.europa.eu/en/notice/598673-2026) Never miss a tender like this again Get AI summaries, deadline alerts and a bid pipeline for tenders matched to your business. 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[Track tenders free](https://tendernation.io/register) [Buyer profile Helmholtz-Zentrum hereon GmbH: past awards and live tenders](https://tendernation.io/buyers/helmholtz-zentrum-hereon-gmbh) [Sector More Repair & maintenance services tenders](https://tendernation.io/sectors/repair-maintenance) ## More tenders like this [Repair and maintenance services of building installations – Marché d'exploitation des Installations de chauffage, de climatisation, traitement d'eau, de vapeur et de groupes électrogènes aux Centres Hospitaliers de Romorantin-Lanthenay et Vendôme-Montoire Type P1-P2-P3 · CH Blois Etablissement support du GHT Santé 41 · 30 days left · 18 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a156a9-6183-7217-9df5-7eaf0f5048fd/france-repair-and-maintenance-services-of-building-installations-marche-dex) [Repair and maintenance services of machinery – OC éénmalig groot onderhoud/herstel van trekkasten · Universiteit Antwerpen · 29 days left · 17 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a156aa-0d29-7236-a054-8185a003e295/belgium-repair-and-maintenance-services-of-machinery-oc-eenmalig-groot-onder) [Repair and maintenance services of building installations – Exploitation, maintenance et entretien des installations techniques et gestion des énergies des juridictions des arrondissements judiciaires de Libourne, Bayonne, Dax et Mont de Marsan · Cour d'appel de Bordeaux · 39 days left · 27 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a156a9-aa66-7290-be0e-4041ceb1e324/france-repair-and-maintenance-services-of-building-installations-exploitatio) [Repair and maintenance services of medical and surgical equipment – Servicii mentenanță preventivă echipamente medicale · Spitalul Clinic de Urgenta SF. 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