Source: https://tendernation.io/opportunities/01a14064-b87a-70ed-8f98-827c33684335/finland-software-package-and-information-systems-hrm-ja-palkkajarjestelman Open for bids FI open procedure Suitable for SMEs # Software package and information systems – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta [Espoon kaupunki](https://tendernation.io/buyers/espoon-kaupunki) Estimated value €8,000,000 Published 28 Sept 2026 Deadline 11 days left 30 Oct 2026 ## Who can bid - Buyer says suitable for SMEs The buyer ticked “suitable for SMEs” on the notice. Anyone can still bid. - Open procedure Anyone can submit a full tender; there is no shortlisting stage. [More contracts for small businesses and VCSEs](https://tendernation.io/opportunities/for-small-businesses) ## About this tender Espoon kaupunki (myöhemmin myös Tilaaja) pyytää tarjouksia HRM- ja palkkajärjestelmästä. Hankinnan kohteena on järjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS), joka sisältää Henkilöstöhallinnon päärekisterin (ns. HRM-kokonaisuus) toiminnallisuudet sekä palkanlaskennan toiminnallisuudet. Ratkaisun tulee tukea Espoon kaupungin työntekijöitä koskevia eri työaikamuotoja, kuten toimisto-, jakso- ja yleistyöaikaa, työn eri järjestämistapoja, eli kiinteää ja liukuvaa työaikaa sekä kunnissa käytettyjä työehtosopimuksia ja paikallisia sopimuksia. Hankinnan kohteena ovat seuraavat palvelukokonaisuudet: - Järjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS) - Palvelun käyttöönotto ja sovitus Espoolle - Sovellusylläpitopalvelut - Järjestelmän jatkokehitys- ja asiantuntijapalvelut Tarkempi kuvaus hankinnan sisällöstä on tarjouspyynnön liitteellä 1. "Hankinnan kohteen kuvaus". Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi toimittaja ja yksi varatoimittaja. Sopimus tulee voimaan allekirjoittamisesta ja on voimassa toistaiseksi. Arvioitu sopimuskauden alkamispäivämäärä on joulukuussa 2026. HANKINNAN VALMISTELU Hankintayksikkö on valmistellut hankintaa arvioimalla markkinoilla olevia vaihtoehtoja ja kilpailuolosuhteita sekä hankinnan toteuttamistapoja. Markkinakartoituksessa on kuultu laajasti alan toimijoita kirjallisesti ja markkinavuoropuhelun kautta, hyödynnetty asiantuntijanäkemyksiä, arvioitu hankinnan jakamista osiin sekä eri toteutusmalleja. MARKKINAVUOROPUHELUJEN ETENEMINEN 2025 Vuonna 2025 markkinavuoropuheluja käytiin kolmen tunnistetun potentiaalisen toimittajan kanssa. 1) Järjestelmien demoaminen Viikoilla 12 - 15 / 2025 toimittajia pyydettiin esittelemään heillä tarjolla olevia järjestelmiä. 2) Tarjouspyyntöluonnoksen kommentointi Tarjouspyyntöluonnos lähetettiin toimittajille kommentoitavaksi kahdessa osassa (A1 ja A2). - A1 kommentointikierros: sisälsi muut asiakirjat lukuunottamatta keskeisiä prosessikuvauksia, koostetta raporttitarpeista, opettajatietojen ilmoituksen tietosisältöjä sekä vaatimuslomaketta järjestelmän toiminnallisten vaatimukset osalta. Kommentointiaikaa oli 5.5.2025 – 14.5.2025 ja kommentteja käytiin toimittajien kanssa läpi toimittajatapaamisissa viikoilla 21 - A2 kommentointikierros: sisälsi tarjouspyyntöluonnoksen liitteet 1.3, 1.8, 1.9 sekä liitteen 5, vaatimuslomake välilehden Toiminnalliset vaatimukset. Kommentointiaikaa oli 19.5 – 2.6.2025 ja kommentteja käytiin toimittajien kanssa läpi toimittajatapaamisissa viikoilla 24. 3) Lähetetyt tarkentavat kysymykset Toimittajilta pyydettiin myös tarkentavia tietoja liittyen järjestelmien palkka-ajoihin, pääkäyttäjäpalveluihin ja ulkoiseen HRM-ratkaisuun, tarjolla olevien järjestelmien teknologioiden elinkaareen sekä arvioita käyttöoikeuksien ja lisenssien sekä käyttöönottoprojektin hinnoista hankinta-arvon sekä budjetin määrittelyn tueksi. MARKKINAVUOROPUHELUJEN ETENEMINEN 2026 Alkuvuodesta 2026 markkinoilta kartoitettiin myös neljäs potentiaalinen toimittaja, jonka kanssa pidettiin toimittajatapaaminen viikolla 7 tarjouspyyntöluonnoksen esittelemiseksi. Toimittajalle lähetettiin sama tarjouspyyntöluonnos tapaamisen jälkeen kommentoitavaksi kuin mitä muillekin potentiaalisille toimittajille oli lähetetty ja tähän saatiin kommentteja 5.3.2026. Kaikilta neljältä toimittajalta pyydettiin vielä lisäksi kirjallisesti kommentteja päivitettyyn tarjouspyyntöluonnokseen 17.3-1.4.2026. Markkinakartoitus on toteutettu siten, ettei yksittäistä toimittajaa ole suosittu ja kartoituksessa on toimittu tasapuolisesti ja avoimesti. MARKKINAKARTOITUKSEN HAVAINNOT Kartoituksessa saatuja havaintoja on hyödynnetty hankinnan kohteen määrittelyssä, soveltuvuusvaatimusten asettamisessa, tarjousten vertailuperusteiden määrittelyssä. Kartoituksen keskeisiä havaintoja oli myös se, että markkinoita rajaa mahdollisesti Espoon kaupungin käytössä olevien työehtosopimusten (kuten KVTES ja OVTES) vaatimukset HRM- ja palkkajärjestelmälle. Lisäksi rajaavia tekijöitä saattavat olla Espoon tarpeet liittyen palkka-ajojen jatkuviin palveluihin, järjestelmän kahdennettuun ympäristöön sekä integraatioille. Hankinnan valmistelussa on huomioitu hankintalain 65 §:n mukaiset markkinakartoitusta koskevat periaatteet ja hankintayksikkö katsoo valmistelun tukevan kilpailun toteutumista. HANKINNAN OSIIN JAKAMINEN Hankintayksikkö on arvioinut hankinnan jakamista osiin. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska hankinnan kohteena oleva järjestelmä ja siihen liittyvä palvelu muodostaa yhtenäisen kokonaisuuden, jota ei ole tarkoituksenmukaista jakaa pienempiin kokonaisuuksiin. Lisäksi hankinnan jakaminen osiin lisäisi merkittävästi integraatioihin, vastuunjakoon, käyttöönottoon ja tietojen yhtenäiseen hallintaan liittyviä riskejä. Hankintayksikkö katsoo, että jakamatta jättäminen on hankinnan luonne, toteutustapa ja tarkoituksenmukainen toteutus huomioon ottaen perusteltua. Read full description ## CPV classification Software package and information systems IT services: consulting, software development, Internet and support Source Tenders Electronic Daily (EU) · Notice 664481-2026 [View official notice](https://ted.europa.eu/en/notice/664481-2026) Never miss a tender like this again Get AI summaries, deadline alerts and a bid pipeline for tenders matched to your business. Free to start. [Track tenders free](https://tendernation.io/register) [Buyer profile Espoon kaupunki: past awards and live tenders](https://tendernation.io/buyers/espoon-kaupunki) [Sector More Software packages & information systems tenders](https://tendernation.io/sectors/software-information-systems) ## More tenders like this [Software package and information systems – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta · Espoon kaupunki · 18 days left · 6 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a14063-92a9-713e-8868-dbd7c27730d4/finland-software-package-and-information-systems-sahkoisen-huoltokirjajarjes) [IT services: consulting, software development, Internet and support – Digitaalisten palvelujen kehittäjäkumppanuushankinta · Espoon kaupunki · 32 days left · 20 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a156aa-0f8c-716b-9d58-d9a3a55223f7/finland-it-services-consulting-software-development-internet-and-support) [Architectural, construction, engineering and inspection services – Toimitilojen teknisten selvitysten, tutkimusten ja suunnittelun hankinta 2026 · Espoon kaupunki · 21 days left · 9 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a14062-4222-729f-8285-45e1f29a1d16/finland-architectural-construction-engineering-and-inspection-services-toi) [Statutory audit services – Espoon kaupungin sekä kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen ja säätiöiden tilintarkastuspalveluiden hankinta 2027 · Espoon kaupunki · 28 days left · 16 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a14061-deef-733c-93fe-b71b6440ab4e/finland-statutory-audit-services-espoon-kaupungin-seka-kaupunkikonserniin-ku) [Software package and information systems – Taloushallinon ja -suunnittelun järjestelmäkokonaisuuden ja siihen liittyvien palveluiden hankinta Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen palvelutarpeisiin · Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue · 9 days left · 28 Oct 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a14065-5c5c-7335-b2d3-781acfe67df5/finland-software-package-and-information-systems-taloushallinon-ja-suunnitt) [Business services: law, marketing, consulting, recruitment, printing and security – Business Turku Oy:n talous- ja palkkahallinnon palvelut sekä työajanseurantaratkaisu · Business Turku Oy Ab · 21 days left · 9 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a13e2d-6636-73ba-bedc-5c6e1b3c1345/finland-business-services-law-marketing-consulting-recruitment-printing-a)