Source: https://tendernation.io/opportunities/01a14063-92a9-713e-8868-dbd7c27730d4/finland-software-package-and-information-systems-sahkoisen-huoltokirjajarjes Open for bids FI open procedure Suitable for SMEs # Software package and information systems – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta [Espoon kaupunki](https://tendernation.io/buyers/espoon-kaupunki) Estimated value €2,500,000 Published 2 Oct 2026 Deadline 18 days left 6 Nov 2026 ## Who can bid - Buyer says suitable for SMEs The buyer ticked “suitable for SMEs” on the notice. Anyone can still bid. - Open procedure Anyone can submit a full tender; there is no shortlisting stage. [More contracts for small businesses and VCSEs](https://tendernation.io/opportunities/for-small-businesses) ## About this tender Espoon kaupunki (myöhemmin myös Tilaaja) pyytää tarjouksia sähköisestä huoltokirjajärjestelmästä. Hankinnan kohteena ovat Sähköinen huoltokirjajärjestelmä SaaS-ohjelmistopalveluna, palvelun käyttöönotto ja asiakaskohtainen sovitus Tilaajalle, sovelluksen tuki- ja ylläpitopalvelut sekä hankinnan kohteena olevan järjestelmän jatkokehitys- ja konsultointipalvelut. Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi (1) toimittaja ja yksi (1) varatoimittaja. Hankittavia Järjestelmän toiminnallisia kokonaisuuksia ovat: • Palvelupyyntöjen tekeminen ja toteuttaminen • Huoltokohteiden huoltosuunnitelmien laatiminen ja ylläpito sekä huoltotoimenpiteiden toteuttaminen • Huoltopäiväkirja • Kiinteistötietojen hallinta • Huoltokohteiden energianhallinta • Omavalvonta • Pitkän tähtäimen suunnitelmat (PTS) osalle huoltokohteista • Raportointi- ja tilastointitoiminnallisuudet Tarkempi kuvaus hankinnan sisällöstä on tarjouspyynnön liitteellä 1. "Hankinnan kohteen kuvaus". Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo laskennalliselle neljälle vuodelle (alv 0 %) 2 500 000 euroa. Huom.! Budjettisyistä jatkuville kustannuksille (SaaS-palvelun maksut, tuki- ja ylläpitokustannukset sekä integraatioiden ylläpitokustannukset) on asetettu maksimihinta. Jatkuvien kustannusten vuosihinta (liitteen 6, Hintalomake välilehden 1-Vertailuhinta solu O60) ei saa ylittää 200 000 euroa / v. Maksimihinnan ylitys johtaa todennäköisesti tarjouksen hylkäämiseen. HANKINNAN VALMISTELU Hankintayksikkö on valmistellut hankintaa arvioimalla markkinoilla olevia vaihtoehtoja ja kilpailuolosuhteita sekä hankinnan toteuttamistapoja. Markkinakartoituksessa on kuultu laajasti alan toimijoita kirjallisesti ja markkinavuoropuhelun kautta sekä arvioitu eri toteutusmalleja. Markkinakartoitus on toteutettu siten, ettei yksittäistä toimittajaa ole suosittu ja kartoituksessa on toimittu tasapuolisesti ja avoimesti. Markkinakartoitusilmoitus on julkaistu HILMA:ssa 26.2.2026. Markkinavuoropuheluun ilmoittautui 14 toimittajaa. Ilmoittautuneille lähetettiin maaliskuussa 2026 ennakkotehtävä, jolla kartoitettiin markkinoilla olevissa järjestelmissä toteutuvia toiminnallisuuksia. Markkinavuoropuheluja jatkettiin tämän jälkeen neljän toimittajan kanssa. Maalis-huhtikuussa 2026 järjestettiin kolmen toimittajan kanssa keskustelutilaisuudet, joissa toimittajat demosivat järjestelmiään. Lisäksi yksi toimittaja demosi järjestelmäänsä erikseen toimittamillaan videoilla. Toukokuussa 2026 toimittajilta pyydettiin kirjallisia lisäselvityksiä ja kesäkuussa 2026 heille lähetettiin koko tarjouspyyntöluonnos liitteineen kommentoitavaksi, minkä jälkeen kommentoineilta pyydettiin vielä tarkentavia lisäselvityksiä. Kartoituksessa havaittiin markkinoilla olevan useita sähköisiä huoltokirjajärjestelmiä. Markkinakartoituksen perusteella voitiin todeta, että erityisesti Espoon kaupungin tarve energianhallinnan kokonaisuudelle osana huoltokirjaa rajaa markkinaa. Kartoituksessa saatuja havaintoja on hyödynnetty hankinnan kohteen määrittelyssä, soveltuvuusvaatimusten asettamisessa ja tarjousten vertailuperusteiden määrittelyssä. Hankinnan valmistelussa on huomioitu hankintalain 65 §:n mukaiset markkinakartoitusta koskevat periaatteet ja hankintayksikkö katsoo valmistelun tukevan kilpailun toteutumista. HANKINNAN JAKAMINEN OSIIN Hankintayksikkö on arvioinut hankinnan jakamista osiin. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska hankinnan kohteena oleva järjestelmä ja siihen liittyvä palvelu muodostaa yhtenäisen kokonaisuuden, jota ei ole tarkoituksenmukaista jakaa pienempiin kokonaisuuksiin. Lisäksi jakaminen lisäisi merkittävästi integraatioihin, vastuunjakoon, käyttöönottoon ja tietojen yhtenäiseen hallintaan liittyviä riskejä. Hankintayksikkö katsoo, että jakamatta jättäminen on hankinnan luonne, toteutustapa ja tarkoituksenmukainen toteutus huomioon ottaen perusteltua. Read full description ## CPV classification Software package and information systems IT services: consulting, software development, Internet and support Source Tenders Electronic Daily (EU) · Notice 680243-2026 [View official notice](https://ted.europa.eu/en/notice/680243-2026) Never miss a tender like this again Get AI summaries, deadline alerts and a bid pipeline for tenders matched to your business. Free to start. [Track tenders free](https://tendernation.io/register) [Buyer profile Espoon kaupunki: past awards and live tenders](https://tendernation.io/buyers/espoon-kaupunki) [Sector More Software packages & information systems tenders](https://tendernation.io/sectors/software-information-systems) ## More tenders like this [Software package and information systems – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta · Espoon kaupunki · 11 days left · 30 Oct 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a14064-b87a-70ed-8f98-827c33684335/finland-software-package-and-information-systems-hrm-ja-palkkajarjestelman) [IT services: consulting, software development, Internet and support – Digitaalisten palvelujen kehittäjäkumppanuushankinta · Espoon kaupunki · 32 days left · 20 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a156aa-0f8c-716b-9d58-d9a3a55223f7/finland-it-services-consulting-software-development-internet-and-support) [Software package and information systems – Taloushallinon ja -suunnittelun järjestelmäkokonaisuuden ja siihen liittyvien palveluiden hankinta Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen palvelutarpeisiin · Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue · 9 days left · 28 Oct 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a14065-5c5c-7335-b2d3-781acfe67df5/finland-software-package-and-information-systems-taloushallinon-ja-suunnitt) [Architectural, construction, engineering and inspection services – Toimitilojen teknisten selvitysten, tutkimusten ja suunnittelun hankinta 2026 · Espoon kaupunki · 21 days left · 9 Nov 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a14062-4222-729f-8285-45e1f29a1d16/finland-architectural-construction-engineering-and-inspection-services-toi) [Refuse and waste related services – Keräyspaperin, tietoturvamateriaalin sekä SER-jätteen poistopalvelun hankinta · Espoon kaupunki · 10 days left · 29 Oct 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a15183-11dc-7260-9add-88811d0139f2/finland-refuse-and-waste-related-services-kerayspaperin-tietoturvamateriaal) [Refuse and waste related services – Keräyspaperin, tietoturvamateriaalin sekä SER-jätteen poistopalvelun hankinta · Espoon kaupunki · 3 days left · 22 Oct 2026](https://tendernation.io/opportunities/01a14066-7dc0-7141-aeaa-4e5423be5176/finland-refuse-and-waste-related-services-kerayspaperin-tietoturvamateriaal)